Ищете советы, чтобы стать профессионалом в Excel?
Никто не может отрицать важность хорошего владения Excel в офисе.
Однако и новички, и опытные пользователи не обязательно знают все полезные советы.
Итак, вот 20 советов и приемов, которые помогут вам стать профессионалом в Microsoft Excel:
1. Один щелчок, чтобы выбрать все
Возможно, вы знаете, как выделить все ячейки с помощью сочетания клавиш Control (Ctrl) + A на клавиатуре.
Но не многие пользователи знают, что всего одним нажатием угловой кнопки, как показано ниже, все данные выбираются мгновенно.
2. Открывайте несколько файлов одновременно.
Когда вам нужно использовать несколько файлов одновременно, вместо того, чтобы открывать их по одному, можно открыть их все одним щелчком мыши.
Выберите файлы, которые хотите открыть, и нажмите клавишу Enter. Все файлы открываются одновременно.
3. Переключение между несколькими файлами Excel.
Когда у вас открыто несколько таблиц, переключаться между ними не очень удобно.
И если у вас возникнет несчастье использовать не тот файл, вы можете поставить под угрозу весь свой проект.
Используйте сочетание клавиш Ctrl + Tab, чтобы легко переключаться между файлами.
4. Добавьте новый ярлык в меню.
По умолчанию в верхнем меню есть 3 ярлыка: Сохранить, Отменить и Вернуть.
Но если вы хотите использовать больше ярлыков, например, Копировать и Вставить, вы можете добавить их следующим образом:
Файл -> Параметры -> Панель инструментов -> Быстрый доступ и добавьте Вырезать и Вставить слева направо столбец и сохранить.
Затем вы увидите 2 ярлыка, добавленные в верхнее меню.
5. Добавьте диагональную линию к ячейке.
Когда вы создаете, например, список адресов клиентов, вам может потребоваться сделать диагональную разделительную линию в 1-й ячейке.
Это полезно для различения информации о столбце и строке. Но как это сделать?
Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, затем щелкните Формат ячеек, Границы и, наконец, кнопку в правом нижнем углу (по диагонали вниз) и подтвердите.
6. Добавьте несколько столбцов или строк одновременно.
Наверняка вы знаете, как добавить новую строку или новый столбец.
Но этот метод тратит много времени. Потому что вам нужно повторить операцию столько раз, сколько нужно добавить столбцов или строк.
Лучшее решение - выбрать несколько столбцов или несколько строк, затем щелкнуть выделение правой кнопкой мыши и выбрать «Вставить» в раскрывающемся меню.
Затем новые строки будут вставлены над строкой или слева от столбца, который вы выбрали первым.
7. Быстро перемещайте данные из нескольких ячеек.
Если вы хотите переместить столбец данных на листе, самый быстрый способ - выбрать столбец, а затем навести указатель на край столбца.
И когда он превратится в значок с крестообразной стрелкой, нажмите на него и позвольте нажатию свободно перемещать столбец в нужное место.
Что делать, если вам также нужно скопировать данные? Просто нажмите клавишу Control (Ctrl) перед перемещением столбца. Новый столбец скопирует все выбранные данные.
8. Быстро удаляйте пустые ячейки.
При заполнении информации для работы иногда отсутствуют данные. В результате некоторые ячейки остаются пустыми.
Если вам необходимо удалить эти пустые ячейки, чтобы ваши вычисления были правильными, особенно при усреднении, самый быстрый способ - отфильтровать все пустые ячейки и удалить их одним щелчком мыши.
Выберите столбец, который вы хотите отфильтровать, затем нажмите «Данные и фильтр». Нажмите Отменить выбор и выберите последний вариант с названием «Пустые ячейки».
Таким образом выбираются все пустые ячейки. Вам просто нужно удалить их, чтобы они исчезли.
9. Как произвести грубый поиск
Возможно, вы знаете, как включить быстрый поиск с помощью сочетания клавиш Ctrl + F.
Но знаете ли вы, что можно выполнить грубый поиск с помощью символов? (вопросительный знак) и * (звездочка)?
Эти символы используются, когда вы не уверены, каких результатов ищете. Знак вопроса следует использовать для замены одного символа, а звездочку - для одного или нескольких символов.
А если вам интересно, как искать вопросительный знак или звездочку, просто добавьте перед ним символ волны ~, как показано ниже.
10. Как извлечь уникальные значения из столбца
У вас когда-нибудь был массив, в котором вы хотели бы извлечь уникальные значения из столбца?
Возможно, вы знакомы с функцией фильтра Excel, но не многие люди используют расширенный фильтр.
Однако это полезно для извлечения уникальных значений из столбца. Щелкните соответствующий столбец, затем перейдите в раздел «Данные» -> «Дополнительно». Появится всплывающее окно.
В этом всплывающем окне нажмите Копировать в другое место. Затем выберите, куда вы хотите скопировать уникальные значения, заполнив поле Копировать в. Чтобы заполнить это поле, вы можете напрямую щелкнуть по выбранной области. Это позволяет избежать ввода точных значений.
Все, что вам нужно сделать, это установить флажок «Извлечение без дубликатов» и нажать «ОК». Затем уникальные значения будут скопированы в указанный вами столбец, и их можно будет сравнить с данными в начальном столбце.
По этой причине рекомендуется скопировать уникальные значения в новое место.
11. Ограничьте ввод данных с помощью функции проверки данных.
Чтобы сохранить согласованность данных, иногда необходимо ограничить значения, которые пользователи могут вводить в ячейку.
В приведенном ниже примере (на английском языке) возраст людей должен быть целым числом. И все, кто принимает участие в этом опросе, должны быть в возрасте от 18 до 60 лет.
Чтобы гарантировать, что участники вне этой возрастной группы не вводят данные, перейдите в «Данные» -> «Проверка данных» и добавьте критерии проверки.
Затем щелкните вкладку «Входное сообщение» и введите такое сообщение: «Укажите свой возраст целым числом. Возраст должен быть от 18 до 60 лет».
Таким образом, пользователи получат это сообщение при наведении указателя мыши на затронутые ячейки и получат предупреждающее сообщение, если введенный возраст выходит за пределы этого возрастного диапазона.
12. Быстрая навигация с помощью Ctrl + кнопка со стрелкой.
Когда вы нажимаете Ctrl + любую клавишу со стрелкой на клавиатуре, вы можете в мгновение ока перейти к 4 углам рабочего листа.
Если вам нужно перейти к последней строке данных, попробуйте нажать Ctrl + стрелка вниз.
13. Преобразуйте строку в столбец.
Нужно отображать данные в столбцах, пока они находятся в сети?
Нет необходимости повторно вводить все ваши данные. Вот как это сделать.
Скопируйте область, которую хотите превратить в столбец. Затем поместите курсор в ячейку строки, в которую должны быть помещены данные.
Сделайте Edit, затем Paste Special. Установите флажок Транспонированный и нажмите ОК. Вот и все, ваши данные теперь отображаются в столбце.
Обратите внимание, что этот трюк также работает для преобразования столбца в строку.
14. Тщательно скрывайте данные.
Почти все пользователи Excel знают, как скрыть данные, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Скрыть».
Но проблема в том, что это легко увидеть, если у вас мало данных в электронной таблице.
Лучший и самый простой способ аккуратно скрыть данные - использовать специальный формат ячеек.
Для этого выберите область, которую нужно скрыть, затем щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать «Формат ячеек».
Выберите Custom и поместите курсор в Type. Введите код ";;;" без кавычек. Нажмите ОК. Теперь содержимое ячейки невидимо.
Эти данные будут видны только в области предварительного просмотра рядом с функциональной кнопкой.
15. Объедините содержимое нескольких ячеек в одну.
Не нужно использовать сложные формулы для объединения содержимого нескольких ячеек. Если вы знаете, как использовать символ &, вам не о чем беспокоиться.
Ниже 4 столбца с разным текстом в каждой. Но как их объединить в 1?
Выберите ячейку, в которой вы хотите отобразить результат. Затем используйте формулу с &, как показано ниже на скриншоте.
Наконец, введите Enter, чтобы все содержимое A2, B2, C2 и D2 было объединено в одну ячейку, что даст LizaUSA25 @.
16. Измените регистр со строчных на прописные.
Хотите перейти со строчных на прописные? Вот простая формула, как это сделать.
В поле функции просто введите ЗАГЛАВНЫЙ, как показано на скриншоте ниже.
А чтобы заменить прописные буквы на строчные, введите LOW. Наконец, чтобы поставить заглавную букву только на 1-ю букву, введите NOMPROPRE.
17. Как ввести значение, начинающееся с 0
Когда значение начинается с нуля, Excel автоматически удаляет ноль.
Эту проблему легко решить, добавив апостроф перед первым нулем, как показано ниже.
18. Ускорьте ввод сложных терминов с помощью автозамены.
Если вам нужно набрать сложный текст несколько раз, лучший способ сделать это - использовать функцию автозамены.
Эта функция автоматически заменит ваш текст правильным текстом.
Возьмем, к примеру, École Polytechnique, которую можно заменить более простым словом, например, Poly. После активации функции каждый раз, когда вы вводите Poly, она исправляется в École Polytechnique.
Удобно, правда? Чтобы активировать эту функцию, перейдите в Файл -> Параметры -> Проверка -> Автоматическая коррекция. Затем заполните текст, который нужно заменить правильным, как показано ниже:
19. Один щелчок, чтобы получить автоматические вычисления
Большинство людей знают, что такую интересную информацию, как Среднее и Сумма, можно легко получить, взглянув на строку состояния в правом нижнем углу.
Но знаете ли вы, что вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по этой панели, чтобы получить множество других автоматических вычислений?
Попробуйте, и вы убедитесь, что у вас есть выбор.
20. Переименуйте лист с помощью двойного щелчка.
У него есть несколько способов переименовать листы. Большинство людей щелкают по нему правой кнопкой мыши и затем выбирают «Переименовать».
Но на это уходит много времени. Лучший способ сделать это - дважды щелкнуть вкладку, которую вы хотите переименовать, и переименовать ее прямо здесь.
Итак, я надеюсь, что теперь вы чувствуете себя немного удобнее с Excel :-)
Обратите внимание, что эти примеры основаны на Microsoft Excel 2010, но также должны хорошо работать в Excel 2007, 2013 или 2016.
Где купить Excel недорого?
Хотите дешево купить Microsoft Excel?
Поэтому я рекомендую пакет Office 365, в который входит программа Excel. Вы можете найти его здесь менее чем за 65 €.
Также обратите внимание, что есть 100% бесплатные альтернативы. Ознакомьтесь с нашей статьей по этой теме здесь.
Тебе нравится этот трюк? Поделитесь им с друзьями на Facebook.
Также, чтобы узнать:
5 лучших бесплатных программ для замены Microsoft Office Pack.
Как сделать символы на клавиатуре: секрет наконец раскрыт.
